Correo

Consejos para el buen uso del correo corporativo

El correo electrónico como medio digital de contacto, se ha convertido en una herramienta indispensable para el desarrollo de nuestro trabajo. Un estudio realizado por la empresa colombiana mi.com.co reveló que el uso de los correos empresariales en el país aumentó un 70% durante los últimos años.

Aquí dejamos algunas recomendaciones para usar de forma profesional y segura esta herramienta:

  • Antes de pulsar Enviar haz una revisión general del mensaje, verifica que no tenga faltas de ortografía, que el lenguaje sea el adecuado y que esté incluida tu firma. También, cerciórate de haber adjuntado los archivos correctos y si deseas enfatizar alguna palabra o idea, no la escribas en mayúscula, utiliza la opción Subrayar ó Negrita.
  • Incluye siempre en el asunto una idea que resuma el tema del cual se va a hablar. Enviar un correo electrónico sin asunto o con uno como “Hola” sólo le va a restar importancia al mensaje y es probable que el destinatario decida ni abrirlo.
  • Cuando redactes un correo electrónico para ser enviado a varias personas, incluye en el campo Para sólo a quienes quieres dirigirte directamente y a los demás que sólo lo van a recibir a modo informativo, agrégalos en el campo CC (con copia). Incluye en el campo CCO (con copia oculta) las direcciones de correo que no deseas que sean vistas por los demás destinatarios.
  • Al contestar sobre una cadena de correos con varios destinatarios, pregúntate si la respuesta que vas a dar realmente es de importancia para todos.  De no ser así, elimina las direcciones que no correspondan y envíalo sólo a los interesados.
  • Procura mantener limpia la bandeja de entrada organizando los mensajes por carpetas y utilizando filtros para evitar spam.
  • Sí tardas más de media hora en redactar un correo para dar una información simple o hacer una pregunta, ten en cuenta que quizá sea más efectivo dirigirse directamente a la persona o hacerle una llamada y tener una conversación de 5 minutos.
  • Al reenviar un mensaje, revisa qué parte de la información contenida en el/los mensaje(s) anterior(es) le va a interesar al destinario. Antes de enviarlo, elimina las líneas heredadas de los mensajes anteriores si no deseas compartir todo el contenido.
  • Revisa de forma periódica la bandeja de correo no deseado para que no pases por alto alguna información importante que se haya filtrado allí por error.
  • Sé cuidadoso al iniciar sesión en computadores diferentes a los corporativos, algunos de ellos pueden estar infectados para almacenar los datos que se generan.
  • Evita usar tu cuenta de correo corporativa para asuntos personales y no la publiques en foros o sitios web si no es necesario. Esto le facilita a los spammers capturar tu cuenta e incluirla en sus listas de envíos masivos de spam y correos maliciosos.
  • No descargues archivos adjuntos si dudas de su procedencia. Tampoco accedas a direcciones o URL donde te soliciten ingresar tus datos personales para actualizar su información de tipo bancario.

Hacer un buen uso del correo corporativo se traduce en optimización del tiempo, efectividad en las tareas y control en el desarrollo de las actividades.

 

Un texto de María Alejandra Parra, IT Manager