Productividad en la oficina: aprovecha al máximo el tiempo

El mundo laboral suele ser muy competitivo y agotador. Hay quiénes pasan horas en la oficina y sienten que el tiempo se les esfuma haciendo una tarea pues cuando levantan la vista, ha pasado todo el día y hay miles de pendientes por resolver. Por eso, existen varias estrategias que permiten aumentar la productividad en el sitio de trabajo para mejorar el rendimiento y obtener resultados más óptimos.

Pequeños consejos para aumentar la productividad en la oficina

No existe una respuesta fácil ante la pregunta de qué hacer para aumentar la productividad en la oficina. Al final del día, todo se basará en los pequeños cambios que se hacen a lo largo de la jornada. Es importante planear correctamente lo que se hará en la semana laboral. Por eso, desde el domingo, se puede hacer una lista de todo lo que está pendiente. Para esto, se puede contar con un planificador de papel o usar una versión en digital para los teléfonos inteligentes.

Aprovechar el tiempo en la oficina

Aprovechar el tiempo en la oficina

Al principio esto puede ser un poco molesto y aburrido, pero con el tiempo, el hábito se instalará en la rutina y no habrá un domingo en el que no se piense y se escriba que se hará en la semana. De este modo, también se pueden establecer tareas prioritarias, seleccionando dos tareas importantes que no se pueden dejar de hacer en las primeras horas laborales. De esta forma, quedará la tarde libre para el resto de las tareas.

Empezar por cumplir los horarios ayudará a mejorar la productividad en la oficina pues esto es vital para focalizar las actividades que hay que desarrollar a lo largo del día. Teniendo en cuenta también que se deben eliminar o reducir al mínimo las distracciones, es importante no estar revisando el teléfono celular en todo momento y  minimizar al máximo el responder mensajes o llamadas no laborales. Dichas actividades pueden dejarse para esos momentos de break, cuando se despeja la mente.

Tan importante como organizar el tiempo, es el mantener ordenado el espacio de trabajo. Esto ayudará a trabajar más cómodamente, evitando las distracciones. Se puede usar un organizador para los documentos, además de disponer siempre de una papelera cerca para botar todo lo que no se necesite. Pero como no todo puede ser gris, siempre se le puede dar un toque de vida, poniendo una planta o una foto familiar. Sobrecargar el puesto de trabajo, conlleva a tener más distracciones.

Mantener ordenado el espacio de trabajo

Mantener ordenado el espacio de trabajo

En caso de recibir una interrupción en el trabajo, como una llamada de algún superior, no es recomendable levantarse de la silla sin anotar lo que se está haciendo y lo que queda pendiente al regresar. De esta forma, cuando se retome la actividad, no se perderá tiempo pensando en que se quedó. Por eso, es importante contar con post-it o pequeñas notas auto adhesivas que se puedan poner en el equipo de trabajo o pegar en un lugar visible.

Volviendo a las tareas en la oficina, si en algún momento se considera que una labor es muy difícil o genera un bloqueo al hacerla, es importante dar un tiempo para que la solución aparezca sola. Muchos psicólogos recomiendan que, al momento de afrontar un problema, muchas veces es mejor dejar de pensar en el por un tiempo. De esta forma, resolverlo se hará menos complicado y se evitará el agotamiento mental.

Aumentar la productividad en la oficina también se relaciona con la alimentación que se tenga. Por eso, además del almuerzo, se puede contar con un snack para media mañana y media tarde, como una pieza de fruta o una galleta dulce. Esto ayudará a tener energía hasta la hora de la comida fuerte. Por otro lado, no se puede abusar del café, ya que puede provocar un exceso de energía que no permitirá concentrarse. Una taza al día será suficiente. Pero si se necesita tomar algo caliente, se pueden tomar variantes, como el té verde.

Optimizar el tiempo en la oficina

Optimizar el tiempo en la oficina

Por otro lado, es importante entender que la productividad en la oficina no solo depende del trabajo individual y es casi que imposible influir en el nivel de energía y entusiasmo de los demás. Por eso, es importante descartar la idea de imponer alguna acción a otra persona pues cada quien va a su ritmo. Esto hace que el dialogo sea una herramienta fundamental para coordinar cualquier actividad, para solventar problemas y para estimular la comunicación laboral y personal con los miembros del equipo. Una comunicación asertiva al final se traducirá en un mejor ambiente laboral.

Lo más importante para aumentar la productividad en la oficina es recordar que pequeños cambios hacen la diferencia. Pensar en positivo, organizar las tareas y mantener una sana comunicación con los compañeros de trabajos son solo algunas de las cosas que se pueden hacer para garantizar un mejor trabajo.

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