Trucos de Microsoft Office que te convertirán en un mago de la ofimática

Toma nota de estas increíbles estrategias que te ayudarán a aprovechar al máximo la suite completa de Microsoft Office para que trabajes más rápido y aumentes tu productividad tanto en tu oficina como en el cole.

Haz que tu Microsoft Office 365 sea tu herramienta más poderosa

Los cambios que trajo la cuarentena y la implementación de las medidas de trabajo y estudio desde casa hizo que una de las herramientas que más se han utilizan sea Microsoft Office, un paquete de aplicaciones popular en todo el mundo.

Conoce estos trucos que te serán de gran ayuda en tu cotidianidad y algunos atajos del teclado para perfeccionar tus documentos.

Sácale el jugo a tu correo electrónico

El uso del correo es imprescindible en cualquier actividad que hagas, es una formalidad que se utiliza para comunicarse con los compañeros con el envío de información importante empresarial o escolar.

A veces encontramos en la bandeja de entrada innumerables e-mails urgentes. Si eres de este tipo de persona, estos atajos de Outlook 365 te serán muy útiles:

  • Ctrl+R“: Responder el correo.
  • “Ctrl+M”: Menú responder y recibir correos.
  • “Ctrl+U”: Nuevo correo electrónico.
  • “Ctrl+D”: Eliminar correo seleccionado.
  • “Alt+W”: Pasar al siguiente email.
  • “Alt+R”: Responder a todos en el correo.
  • Alt+S“: Mandar email.

Ahora, si lo que quieres es ahorrar tiempo en la redacción de los correos electrónicos puedes crear mensajes instantáneos con algunas frases que aparezcan inmediatamente en el texto.

1- Para hacer esto redacta un mensaje y selecciona aquellas frases que consideres de uso frecuente y guárdalas en “Elementos rápidos” sombreándolas con el cursor.

Microsoft Office 365 Outlook
Imagen recuperada de “www.internetpasoapaso.com”

2- Luego pulsas “Alt+F3”. 

3- Para introducir estos elementos en el momento de redactar un mensaje, entras a la pestaña “Insertar”, luego clic en “Texto”, después en “Elementos rápidos” y finalmente en “Autotexto”. Eliges el elemento que necesitas y listo. 

Microsoft office Outlook 365
Imagen recuperada de “www.internetpasoapaso.com”

Eres el As del Excel

Uno de los programas más utilizados en la plataforma de Microsoft Office después de Outlook es el Excel onlineestos consejos te harán todo un profesionalutiliza tu laptop para ejecutarlos:

  • Ctrl + T: convierte una selección de celdas en una tabla. 
  • Ctrl + A: selecciona todas las celdas de un documento. 
  • Alt + F1: crea un gráfico con un grupo de datos seleccionados. 
  • Ctrl + Mayúsculas + L: activa o desactiva el auto filtro. 
  • Ctrl + tecla “+”: activa o desactiva las fórmulas de celdas seleccionadas.
  • F9: calcula las operaciones de todas las hojas de trabajo 
  • F9 + selección de parte de una fórmula: calcula esa operación 
  • Mayúsculas + F9: calcula las operaciones de la hoja de trabajo actual 
  • ALT + =: realiza una suma de todas las celdas seleccionadas 

Un Word Office completo para aumentar tu productividad

Si sueles distraerte fácilmente, existe una herramienta llamada Modo enfoque. Cuando lo seleccionas, la aplicación se ponen pantalla completa dejándote ver sólo la página que estás escribiendo y el resto estará en negro.

El botón lo puedes seleccionar desde la ventada de Word Office en la parte superior que hay un pequeño icono con un cuadrado en la barra inferior de opciones.

Microsoft Office Word online
Imagen recuperada de “www.xataca.com”

Utiliza la herramienta OneNote

Es una aplicación mega útil para que tomes apuntes o anotes aquello que es muy importante y no quieres que se pierda. 

Cuando añades una nueva página puedes elegir su aspecto entre diferentes plantillas, esto te permite organizar por colores y formas tus notas importantes.

Presentaciones versátiles y entretenidas

En tu Microsoft Office 365 puedes realizar tus presentaciones para tu trabajo, universidad o escuela en Power Point el cual te deja incluir directamente grabaciones de tu pantalla y explicar un paso a paso en un tutorial.

También te permite crear transformaciones entre diapositivas con animaciones de gran calidadque hagan más amena tu exposición.

Usa Sharepoint para estar al día con tu equipo de trabajo

El paquete de Office utiliza una plataforma llamada Sharepoint en la cual puedes almacenar y organizar documentos de forma segura, de manera que no se vea involucrada tu privacidad.

Es como una nube que te permite comunicarte internamente con tus compañeros y compartir cualquier tipo de información con total seguridad incluso desde tu teléfono inteligente.

Microsoft office Sharepoint
Imagen recuperada de “www.uplarn.com”

Otros increíbles trucos que te encantarán

  • Sway es otro complemento perfecto para tus presentaciones y contenidos multimedia y estáticos. 
  • Publisher es una herramienta apta para diseñar elementos como tarjetas de felicitación, postales, documentos divertidos, recordatorios y muchas otras posibilidades con una enorme colección de plantillas que te permite convertirte en un gran diseñador.
  • Obtén información de Internet desde tus documentos de Office. 
  • Edita documentos de forma simultánea e incluso invita a otros usuarios a hacerlo también.

Sácale el mejor provecho a tu Microsoft Office para que seas el más productivo de tu clase o tu oficina.

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